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無限極有限公司
8Manage工作時間管理系統的上線讓無限極的工作效率實現蛻變,總部與 35 家分公司的實時聯動工作,信息發布、響應、工作進度匯總“秒內”完成!
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近年來,養生保健已成為了一種時尚的生活理念。越來越多的人投入養生保健的行列。這催生了保健產品行業的快速發展。無限極有限公司[以下簡稱無限極是李錦記健康產品集團成員,成立于 1992 年,是香港百年民族品牌“李錦記”旗下的全資子公司。無限極致力于開發、研制、生產及銷售傳統中草藥健康產品,十分重視產品的高科技投入。它以弘揚中華優秀養生文化,創造平衡、富足、和諧的健康人生為使命,創造了獨特的企業文化以及獨特的健康理念,堅持務實誠信、守法經營,業務持續發展,現已在全國范圍內設立了 35 家分公司,28 家服務中心,以及四千多家專賣店,取得了可喜的經營成績,得到了廣大消費者和社會的認同。無限極簽約8Manage PM項目管理系統后,實現了總部與分公司的實時聯動工作,提升整體工作效率。


無限極是一家業務一體化的集團企業:總部6大部門負責旗下35家分公司的工作指派、進度管理以及匯總。每年,無限極總部需要將上百個指標分解,然后通過郵件、文檔將指標下達到 35 家分公司,再通過大量的郵件和文檔進行信息收集和工作監督,其中涉及的信息量非常巨大,并牽涉到將近千名員工的參與。然而傳統的郵件、文檔等工具信息化滯后、透明度低,無法支撐將如此龐大的信息快速地結構化分發和收集,很不利于工作的推進與監督。無限極亟待上線一個實時共享的信息管理平臺,改善集團上下的工作協調方式,使總部和分公司之間的信息傳遞時間縮短,實現信息結構化存放,幫助各方利害關系人快速獲得有效信息。


為此,無限極找到了具有豐富信息化建設經驗的 8Manage,期望借助 8Manage 項目管理系統提高工作效率及整體執行力。8Manage 從無限極的實際情況出發,基于 8Manage PM項目管理平臺為無限極量身打造了“工作時鐘管理系統”:通過搭建基于網絡的實時共享協作平臺,梳理從工作發布到進度反饋、績效監控全流程的閉合式管理模式;設計以總部關聯分公司,總部發布項目下掛分公司執行項目的信息結構,改變過去信息分散、無結構、難追蹤的狀況,實現工作進度跟蹤和實時監控,整體提升公司工作響應效率。

該“工作時鐘管理系統”上線,并順利實施一段時間后,無限極的工作管理水平有了以下質的提升:
 

1. 工作分配階段:點對點互聯  工作響應秒內完成

無限極的總部與 35 家分公司在工作時鐘管理系統上搭建了一個點對點的實時互動工作平臺:總部的項目負責部門通過該平臺將項目進行分解,然后直接向分公司下達工作指令;分公司相關負責人即可實時獲得信息提示,并在系統中找到清晰的待辦任務清單,快速作出工作響應。同理,分公司接到工作計劃之后,也可以將工作進一步分解,分派給相關的工作人員。從工作分配到工作響應的信息傳遞縮時間短到“秒級”,簡化了工作流,并省去郵件、文檔的多重流轉,不僅大大提高了總部與分公司之間的工作響應速度,也大量減少公司在項目分解、指派、信息收集、匯總等方面的工作量。


2. 工作執行階段:規劃保證合理性  預警提醒按時完成

無限極的項目干系人可以在時鐘系統的日程管理模塊上進行工作規劃以及行程發布,提高同事之間工作的協調效率以及工作安排的合理性;與此同時,領導也可通過查看員工的日程安排,更好地掌握和管控員工的工作安排以及行程,并可及時調整,增強管理力度。此外,時鐘系統預警/提醒的功能在項目執行的過程中,能夠適時地向工作責任人和其他利害關系人發出提醒信息,幫助推動工作的順利開展,并降低工作遺漏及出錯的機率。


3. 工作匯總階段:實時數據匯總  高效、透明

無限極借助時鐘系統實現了工作指標與項目的有機結合:當分公司進行項目指標進度反饋時,信息實時統計到總部的項目發起部門,清晰明了地呈現項目局部與總體的完成情況。在這基礎上,總部根據指標完成的百分比對分公司進行激勵或指導,引導項目執行,有效提高了指標完成的比率。


在一家企業前行、發展的過程中,機遇總是與挑戰并存。無限極深信唯有把握機遇、直面挑戰的企業才能取得勝利,基業長青。在過去,無限極經歷并平穩度過了轉型期,如今,隨著企業的發展壯大,無限極又果斷地上線先進的工作管理平臺,使總分公司的信息傳遞時間縮短,實現“秒級”管理,提升整體的工作效率及執行力。此舉不僅鼓舞了業務伙伴士氣,更凝聚了人心,成為無限極邁向發展新時期的重要標記。


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