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深圳奧雅設計股份有限公司
作為智力型企業,奧雅設計引入8Manage 新一代OA系統,進行設計工作量化,嚴格把控項目的成本和質量,實現精細化管理。并從整體把控業務流程與企業運營,達到高效協作、信息共享的一體化協同辦公。
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行業背景


深圳奧雅設計股份有限公司(以下簡稱“奧雅設計”)于2001年創立,是國內規模最大的,綜合實力最強的規劃設計公司之一。目前以深圳為總部,在香港、上海、北京、西安、青島、成都、長沙、鄭州、武漢、廣州、重慶、杭州設有15家分公司及子公司,超過1200位行業精英組成的國際化專業團隊。


作為新型城鎮化土地開發及綜合文旅開發的大型綜合性文創機構,奧雅設計目前在用地規劃、城市公共空間、綠地系統規劃、景區規劃、商業和住宅、舊城改造、度假酒店與度假村、工業與科技園區、景觀標識綜合等領域共完成了上千項具有影響力和較高聲譽的項目作品。


 


近年來,隨著業務的擴展,奧雅設計企業組織管理半徑逐漸擴大,流程繁多,運營和管控日趨復雜。而奧雅設計過去所使用的一套OA系統,功能比較單一、有一定的局限性,難以支撐起現有及未來日益發展的業務。因此,奧雅設計希望通過8Manage OA進行升級,打造一個不僅僅滿足辦公需求,而更能與實際業務相連,更精細化、更有力度的一體化解決方案,實現整體業務流程提升,達到高度協作、信息共享、全面自動化的管理。


企業需要解決的管理問題


1、奧雅設計各部門通過郵件電子表單或紙質單據進行審批的方式,耗時過長,翻查記錄麻煩。不同部門間的溝通產生協作壁壘,信息難以實時傳遞與共享,無法滿足設計、行政、法務、商務、財務、人事、品牌傳媒等部門的審批需求,影響整體辦公與協作效率。


2、作為智力型企業,奧雅設計對于業務項目的把控存在一些不足,量化管理比較困難。需要通過OA對設計業務項目的進度、成本、人員績效考核進行實時追蹤和精準分析,確保項目的按時交付。


3、奧雅設計需要通過一個信息公告平臺,進行公司公告在線發布,及時傳播企業文化,如公司架構、制度、流程通知、項目簽約動態、員工活動、培訓、福利通知、工程實例分享及行政通知等。


4、通過構建共享知識庫,讓員工可到系統知識庫下載學習,進行自我提升。同時可以錄制課程,上傳到知識庫,讓員工下載學習。


5、通過OA系統進行在線報銷、費用申請、借支申請、在線會議申請和派車申請等辦公事務處理。


8Manage OA解決方案


在與奧雅設計作深入交流之后,高亞團隊針對智力型行業的特點,結合奧雅設計的業務本身,提出8Manage新一代OA的一體化協同辦公解決方案:


1、高度協作:8Manage通過電子化審批流程,提供靈活的自定義表單功能,支持審批流程多級設置及權限設置,系統根據填寫內容判斷條件分支流程,幫助奧雅設計實現所有部門的表單內容設置。從設計文檔管理、行政事務、公函審核,到知識產權申報、人員管理、以及項目申請等,滿足不同部門的審批需求,達到信息的快速流轉,實現高效協作。


2、OA+項目一體化:通過OA+項目管理方式把智力工作量化,幫助奧雅設計實時跟蹤設計師工時和績效管理、項目的資源分配、進度、質量及成本等,實現精細化管理項目進展。并與銷售、采購、人事、財務等自動連接,使奧雅設計業務與企業運營進行統一協同管理,確保項目如期交付。


3、即時溝通:8Manage OA公告管理,支持配置不同類型公告,包括文本、圖片和文檔等,進行重要信息發布。為奧雅設計構建不同部門的多角色門戶,提供自定義個性導航和工作臺,及時接收企業公告內容,并通過系統實時精準傳達企業各類信息。


4、高效賦能:8Manage提供完善的文檔管理體系,通過將共享的文件歸檔到文檔庫中,進行文檔庫的結構、版本、檢出與提交、權限設置等管理。奧雅設計員工可直接登錄查閱文檔,進行知識分類和檢索,使員工方便快捷地下載學習資料和課程,提升自身技能。


5、輕松辦公:8Manage OA提供在線費用報銷、設施設備管理、請假、日歷、會議管理和車輛申請等,可靈活自定義頁面、字段、報表等,大大增強奧雅設計辦公的靈活性,提高員工工作效率。


實施效果與展望   


正如奧雅設計的司訓“追求卓越,持之以恒”,在對藝術追求的同時,也力求管理上的精細和規范。8Manage OA的一體化協同辦公模式,很好地把奧雅設計的業務從前端市場開發,到后端項目交付及售后服務全方位地管理起來,實現企業整體的高效協同運作。8Manage OA通過有力度的內部管理支撐業務的發展,讓奧雅設計更加專注設計工作,不斷創造出有影響力的藝術作品。   


奧雅設計IT經理張軒表示:“有了8Manage管理系統,奧雅設計的整套體系的流程跟系統直接綁定,員工能夠按照規范的流程走,這樣能夠對圖紙的質量、合規性、可施工性等各方面進行嚴格的管理。系統可以準確反應企業的運行狀態,達到較為完美的應用效果?!?


高亞科技簡介:


高亞科技專注于企業管理軟件開發,致力于為企業提供企業管理軟件等一體化解決方案,目前擁有著一支經驗豐富和專業銷售顧問團隊,為客戶提供專業化企業管理服務。


公司旗下產品8Manage分別有客戶管理CRM、項目管理PM、采購管理SPM、人力資源管理HCM、財務管理、辦公自動化OA、一體化管理FAS等系統。所有產品都可在云端部署,并且支持高度客制化,是首個能自動打通的企業一體化管理平臺。


發展至今,憑著出色的企業管理系統,贏得了500多個跨越全球和不同行業客戶的盛贊與推薦, 650+用戶的選擇,是中國500強企業的首選,涉及電信、醫藥、高科技制造、互聯網、房地產、系統集成、金融、教育、設計、能源等等行業/領域,客戶復購率超過50%。


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