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單模塊SaaS帶來的競爭力
項目管理的改變可帶來的新競爭力

市場上的項目管理工具是采用由各活動組長填寫電子計劃表后經人手集成的信息采集的舊模式。 當有 20 人的項目團隊用微軟 Project, 而每人平均有 10 個活動,這就等于有 20 張不同的表格而每張表格有 200 行,即使數據超出必要的 19 倍,但只要每個項目成員都及時和不隱瞞地更新,這還是可以的。但是,當這 20 人 中有一個人不及時更新,或者因為利益沖突而故意隱瞞,其他成員因心里知道項目信息反正不真實便會競相效尤,從而使項目信息大話不斷, 且大話建立在大話之上而讓項目經理無法追本溯源去辨真偽。 因此,市場上有不少項目由完成 90% 突然回到完成 50%,原因是其項目信息一直非真實但又無法核實。


任何管理方法若不能令人誠實(KEEPING PEOPLE HONEST)都是失敗的。今天項目只要到了中級的復雜程度(如有超過 20 個成員或 100 個活動) , 其信息便會開始超出團隊的記憶能力的范圍, 從而有機會產生大話不斷,導致項目超時及超資。


8MSaaS PM 采用了自動柜員機 (ATM) 交易系統的信息捕獲及發送模式,徹底地改變了微軟 Project 所采用的舊模式。新模式的工作量非常大,因為它涉及項目范圍、時間、成本、 質量、人力資源、溝通 、采購、 風險及集成的信息的實時捕獲及發送,但新模式能給到項目經理追本溯源的能力。

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如何管好技術型項目提升新競爭力

技術型項目進度項目軟件

如果技術型項目的范圍、時間、成本、 質量、人力資源、溝通 、采購、 風險及集成(9 大領域)管理做得不到位, 最終會在項目時間及成本反映出來的。當然,這不是說管理技術型項目要等到超時或超資發生了才去管好 9 大領域。但由于管理 9 大領域的復雜性大,所需精細化管理程度高, 并且 9 大領域中有 7 大領域做得不到位的后果不會立刻顯現出來。 因此,絕大部分項目經理是需要知道其管理對項目時間或成本的影響,才能體會其管理不到位的地方。 故項目管理工具必須能夠第一時間偵察到項目的時間及成本的異常,才能真正幫助項目經理,使其及時追本溯源解決問題。

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一個項目的延遲是逐天發生的,如果項目由完成 90% 突然回到只完成 50%, 其項目管理工具的精細化是虛假的 。

項目的工作分解(WBS)一般是由數百個活動組成, 而最底層的活動會比其所屬的中層或高層的活動所能影響的延遲還低。 因此,一個真正精細化的項目管理工具絕對可以在第一時間偵察到最底層活動的延遲,來降低其他活動競相效尤以及減少由小延遲不及早處理而變成大延遲的機率。

一個項目由完成 90% 突然回到只完成 50%,中間必定有人為的欺詐。 因此,一個真正精細化的項目管理工具也必須要有以下防詐騙功能才會有效:

  • 項目計劃與執行信息是實時不可分割地出現,令偏差第一時間一目了然
  • 系統自動計算每個最底層活動完成率范圍,不容許最底層活動負責人虛報范圍外的完成率
  • 系統自動計算每個非最底層活動的完成率, 不容許人工輸入


總結:2010 年代不少項目失敗是因為項目管理是一個精細化管理方法, 但企業錯誤地采用了非精細化(或只外表精細化)的工具。

如何管好合同項目來提升你的業務優勢

8MSaaS業務項目管理優勢

合同項目或業務項目是指受合同約束交付時間、成本及質量的項目,以下是最常見的合同項目的例子:

  • 按合同交付的項目型生產
  • 按合同交付的專業服務或外包服務
  • 按合同交付的工程項目
  • 受投資合同控制的并購后轉型


合同項目與技術型項目有以下的不同:

  • 合同項目的時間和成本限制及質量的度量是比技術型項目的更嚴厲
  • 合同項目有必須滿足的服務水平協議或其他條件與條款,且這些條款的罰款嚴重程度不同。故合同項目的管理工具必須有精準及實時的 KPI 度量能力,且第一時間能呈現出違反約定 KPI 的罰款金額,讓項目經理可盡快補救
  • 合同項目有收款、收入確認及罰款,會影響其合同及機構的收入及利潤

 

總結:

合同項目需要技術型項目的全部功能,但也需要:

  • 精準及實時的 KPI 度量及合同條件與條款在執行時的實時配對及罰款計算功能
  • 項目、合同及機構的實時管理會計

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如何令敏捷項目更上一層樓

敏捷項目管理軟件


敏捷方法是把一個項目細分為 N 個每個少于 1 個月的時間箱項目,且每個時間箱項目的團隊每天要有站立會議。它的好處是利用人腦能記得昨天每個時間箱項目的成員所答應過的東西,而不須完全依賴工具的項目信息來執行項目,這補救了項目信息不真實的問題。


但敏捷是一個由下而上的方法,等于一個大項目細分了 N 個時間箱項目后,過了一段時間這又可能變成 N+M 個時間箱項目。 而每個時間箱項目的完成時間,雖然一般都不會超過 1 個月,但是它是由小項目的團隊決定。由于一般政府、證券、銀行、電信、工程、生產、服務及行銷類項目都必須由上而下約束時間及成本,故敏捷方法并非真正適用于上述類型的項目。敏捷真正適合的是市場變化大的新產品研發類項目。由于市場不停在變而新產品需求也每天在變,敏捷的時間箱項目會幫助團隊集中精力去做已知的東西而降低不明朗東西帶來的負面影響。


在未來 10 年或在 2020 年代,企業應采用能像 ATM 交易系統有真實信息的項目管理工具。企業若采用由下而上的敏捷方法,也應確保在必要時其敏捷工具能融合由上而下的管理方法。因為即使新產品研發項目的時間及成本限制沒有合同項目那么嚴厲,但也會有產品能進入市場的時間及資金的局限。

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